Część piąta analizowanego raportu dotyczy umysłu. I rzeczywiście, aby przeczytać tę partię, trzeba się wyjątkowo skupić, tekst aż kipi od liczb i statystyk. Taki jest właśnie dzisiejszy świat: zasypuje nas informacjami, zarówno życie prywatne, jak i służbowe opiera się w coraz większej mierze na wirtualnych kontaktach, nie sposób skupić się na ukończeniu jednego zadaniu, gdy w międzyczasie dzwoni telefon, przychodzi kolejny mail, a ludzka ciekawość chce w ramach relaksu zajrzeć na portal społecznościowy.

W roku 2016 w Polsce przeprowadzono badania, z których wynika, że ponad 40% respondentów otrzymuje w ciągu dnia 40 maili, a 11% z nich nawet 100! Różnego rodzaju zebrania zajmują nam średnio 3h dziennie.

W 2014 r. w Polsce powstało prawie 36 000 nowych publikacji, dziennie wchłaniamy około 34 gigabajtów danych (to w przybliżeniu 100 tysięcy słów), w 2016 r. Internet posiadał 1 zetabajt danych, a w latach2011-2012 liczba danych wytworzonych przez człowieka przewyższyła liczbę informacji wyprodukowanych do tego momentu w całej historii ludzkiej cywilizacji. Te wszystkie dane mają związek z lawinowym wzrostem treści i informacji, nazywanym przeciążeniem informacyjnym. Ma ono swoje odbicie w psychologii: syndrom zmęczenia informacją i ma szereg objawów fizycznych: podwyższone ciśnienie krwi, osłabienie widzenia, problemy układu pokarmowego. Od strony psychicznej zdradza go: frustracja, problemy z podejmowaniem decyzji, wzrost agresji, kłopoty z koncentracją i snem.

Organizacja Human Power sprawdziła, jak z koncentracją radzą sobie polscy pracownicy. Efektywność zależy w dużej mierze od tego, czy na początku dnia pracy przygotujemy plan i ustalimy priorytety. Tak robi 48% ankietowanych. Prawie połowie udaje się utrzymać swoje zamierzenia, reszta zmienia je w ciągu dnia. Zdecydowana większość (prawie 70%) ma poczucie, że panuje nad wyznaczonymi sobie zadaniami. 45% twierdzi, że ma w pracy czas, by myśleć koncepcyjnie (tzn. tworzyć nowe pomysły, rozwiązywać problemy), ale prawie co trzeci przyznaje, że tak się nie dzieje. Prawie połowa (47,9%) w czasie wolnym od pracy sprawdza pocztę firmową.

Badania potwierdzają zjawisko deficytu uważności wśród pracowników i menedżerów polskich firm. Ryzyko wejścia w strefę dekoncentracji jest o wiele większe, gdy pracownik sam musi sobie organizować swoja prace. Edward Stanoch, partner Zarządzający Aon Hewitt w Polsce uważa, że Kwestią fundamentalną jest wyznaczenie priorytetów średnio i krótko terminowych, najlepiej w rytmach dwu, jednotygodniowych, podporządkowanych celom strategicznym firmy. Nowe technologie, z jednej strony pożyteczne, z drugiej często powodują rozproszenie poprzez aplikacje i media społecznościowe. Korzystnym jest umożliwienie tzw. strefy refleksji, czasu , w którym jesteśmy sami ze sobą i swoimi myślami. Ma to pomóc w analizie tego, co się wydarzyło w minionym tygodniu i zaplanować kolejny.

Wielozadaniowość próbowano i wciąż próbuje się przenieść do świata ludzi. Jednak jest to termin zaczerpnięty z informatyki i dotyczy system operacyjnego. Nasze mózgi nie są przygotowane do wykonywania kilku czynności jednocześnie (poza prostymi, nawykowymi działaniami). W związku z tym jesteśmy zmuszeni do nieustannego przełączania się między zadaniami, co kosztuje nas wiele energii, a niemożność osiągnięcia koncentracji, natłok myśli, brak czasu na refleksję powoduje, że mniej zapamiętujemy.

Stałe przełączanie między zadaniami może powodować realną stratę czasu. Ludzki mózg potrzebuje 10- 25 minut, by na nowo skupić się na zadaniu. Jeśli wykonywaną czynność przerywa się 10 razy, można stracić nawet dwie godziny! Wystarczy to pomnożyć przez liczbę pracowników danej grupy i widać, jakie straty ponosi organizacja. Warto wtedy przeanalizować jej kulturę i, jeśli wymaga nieustannego bycia pod telefonem czy mailem, zmienić to , zrezygnować z wielozadaniowości, a efektywność zdecydowani wzrośnie.

W badanej dla potrzeb raportu grupie ponad 801% uważa, że z łatwością koncentruje się na wykonywanym zadaniu, choć jednocześnie ponad połowa pytanych przyznaje, że nie potrafi pracować bez konieczności ciągłego sprawdzania poczty mailowej czy odbierania telefonów. Co trzeci twierdzi, że często jest w pracy rozproszony i rozkojarzony. Aż 83% deklaruje, że ich zadania są wielokrotnie przerywane przez telefony i maile.

Brak możliwości skupienia się na danym zadaniu i odsuwanie od siebie bodźców mogących nas rozproszyć to największa z przeszkód dla naszej wysokiej efektywności. „Ilość informacji, która do nas dociera każdego dnia sprawia, że jesteśmy w stanie koncentrować swoją uwagę przez coraz krótsze okresy czasu – mówi Małgorzata Czarnecka, Psycholog, Ekspert do spraw efektywności - Teoretycznie robimy więcej rzeczy niż dawniej, ale nie kontrolujemy tego, na czym się w danej chwili skupiamy.”

Ponad połowa badanych przyznaje, że stara się robić jedno zadanie w jednym czasie. Próbę wykonywania wielu zadań jednoczenie podejmuje ponad 40%. Multizadaniowość odbija się także w kontaktach z innymi ludźmi: ponad 40 % ma problem z utrzymaniem 100% uwagi na rozmówcy. Niepokojący jest fakt , że niemal co trzeci ankietowany nie pamięta, co robił poprzedniego dnia w pracy, a jedna czwarta ankietowanych ocenia, że jego obecny sposób działania wpływa negatywnie na efektywność w pracy.

Obecne programy redukcji stresu w organizacjach często zawierają w sobie Mindfulness czyli praktykowanie uważności. Ma to pozytywny wpływ na kontrolę uwagi i pobudzenia emocjonalnego, ignorowaniu bodźców rozpraszających. Badania pokazują, że już 30 minut medytacji dziennie zwiększa koncentrację na wykonywanym zadaniu. Zastosowanie tych praktyk w organizacji przynosi wymierne korzyści  np. wzrost skupienia, kreatywności, innowacyjności, zwiększenie bezpieczeństwa.