Wielozadaniowiec jest często postrzegany jako pracownik idealny. Polacy, mistrzowie w multiaskingu, chcą robić coraz więcej w jak najkrótszym czasie. Najnowsze badania ostrzegają jednak: nieustanne przełączanie się miedzy zadaniami może powodować utratę wydajności nawet o 40%! Wielozadaniowość, kultywowana w polskich organizacjach może niwelować aż 28% czasu dnia pracy. Małgorzata Czernecka, psycholog i ekspert ds. efektywności rozprawia się z największym wrogiem efektywnej pracy: wielozadaniowością.

Jest wiele czynników, które bezpośrednio wpływają na obniżenie efektywności pracy zespołów. Mimo iż negatywne efekty spadku wydajności są coraz bardziej odczuwalne, także z biznesowego punktu widzenia, mało która organizacja zdaje sobie z nich sprawę. Nasz mózg potrzebuje od 10 do 25 minut, by ponownie skupić się na zadaniu, którego wykonywanie mu przerwano. Jeśli w ciągu dnia wykonywana czynność jest przerywana np. 10 razy, tracimy co najmniej dwie godziny efektywnej pracy! Stąd pytanie – na ile pracujemy w pełni efektywnie, skupiając się na założonych zadaniach, a na ile nie potrafimy już świadomie kierować nasza uwagą i zwracamy ja tam, gdzie coś nas zainteresuje?

„Dobrym pomysłem jest zrealizowanie audytu energetycznego pracowników, szczególnie w obszarze umysłu i sprawdzić ile nasza firma na tym traci.- przekonuje Małgorzata Czernecka - Jeśli w 6 – osobowym zespole każdy z pracowników doświadcza 10 rozproszeń w ciągu jednego dnia, to organizacja traci ok. 12 godzin efektywnej pracy. Warto pomnożyć uzyskany wynik przez średnią stawkę godzinową pracowników. Otrzymaną liczbę możemy potraktować jak konkretną informację, ile dziennie kosztuje nieustanne dzielenie uwagi między różnymi zadaniami. Praca w środowisku bombardowanym wieloma bodźcami nie jest niestety efektywna. A to przekłada się nie tylko na osiągane przez pracowników wyniki, ale również straty liczone w jednostce czasu pracy.”

Mimo iż polskie firmy, zarówno duże, jak i te mniejsze, chętnie inwestują w rozwój swoich pracowników, wiele z nich nadal nie ma świadomości, że jesteśmy w punkcie, gdzie doskonałe kompetencje i doświadczenie kadry to za mało. Wyzwanie to budowanie i utrzymanie wysokiej efektywności, która umożliwi pracownikom wykonywanie większej ilości pracy, w krótszym czasie i na możliwie najwyższym poziomie jakości i skuteczności.

Stany Zjednoczone i kraje Europy Zachodniej promują, poparte naukowymi i medycznymi przesłankami, zupełnie nowe podejście do zarządzania, które wyraźnie określa jaki sposób pracy jest najefektywniejszy dla ludzi w świecie zdominowanym przez nowe technologie. Zmiana dotychczasowego myślenia o zarządzaniu sobą w czasie na rzecz czerpania z doświadczeń dobrych praktyk prężenie rozwijających się firm jest jak najbardziej godna uwagi.

Jakie zmiany wdrożyć w pierwszej kolejności?

Małgorzata Czernecka radzi, by wprowadzić do organizacji od samego rana godziny pracy w ciszy, np. od godziny 8:00 do 10:00: „To może być czas przeznaczony na pracę nad zadaniami o strategicznym lub kluczowym znaczeniu, na pracę kreatywną, wymagającą dużego poziomu skupienia. Firma nie powinna wtedy organizować spotkań (chyba, że o znaczeniu strategicznym), ani obligować do bezwzględnego odbierania maili i telefonów (poza stanowiskami, które na tym bazują np. obsługa klienta)”.

Korzystną zmianą jest również wprowadzenie do organizacji standardu zarządzania spływającymi wiadomościami mailowymi. Coraz więcej firm stosuje określone okienka czasowe, kiedy to pracownicy mogą odbierać maile (np. trzy razy w ciągu dnia, w konkretnych godzinach). Gdy specyfika pracy nie pozwala na to, można oprzeć się na interwałach czasowych, bez sprawdzania poczty np. przez 1 h., a następnie odpowiadania na maile przez 20 min. Bardzo istotne jest, by kultura odpoczynku w miejscu pracy, była dostosowana do różnych potrzeb pracowników i wachlarzu zadań, które wykonują. Rozwiązaniem są np. pokoje ciszy, możliwość wyjścia na krótki spacer albo też stworzenie nieformalnej przestrzeni, np. kawiarni, gdzie pracownicy mogą wspólnie oderwać się od pracy. Aby dać pracownikom szanse na skuteczna i efektywną pracę , przerwy od zadań powinny odbywać się maksymalnie co 90 min.

Human Power, multi-dyscyplinarny zespół ekspertów (lekarzy, neurobiologów, dietetyków, psychologów, nauczycieli yogi, mindfulness, rehabilitantów, trenerów personalnych) wyspecjalizowanych w zarządzaniu energią pracowników przeprowadził badania wśród polskich firm. Wynika z nich jasno, że promowanie typu wielozadaniowca, który chętnie zabiera pracę do domu jest błędem. Taki sposób działania jest zupełnie nieefektywny, prowadzi do uogólnień i niedostrzegania niuansów, stawiania na ilość a nie na jakość oraz powoduje problemy z zapamiętywaniem nowych informacji.

Należy pożegnać mit wielozadaniowości raz na zawsze, gdyż jest ona niezgodna z naszą biologią. Jeżeli nasza firma ma pracować na wysokim poziomie efektywności, musimy zmienić swoje podejście do zarządzania, pożegnać multizadaniowość oraz kulturę wspierającą nieustanne rozpraszanie uwagi.